Bạn đã biết gì về phương pháp quản trị nổi tiếng OKR?
1. OKRs là gì?
OKR giúp liên kết nội bộ tổ chức bằng việc liên kết mục tiêu của công ty, mục tiêu phòng ban cùng mục tiêu cá nhân tới các kết quả cụ thể. 2 đặc điểm chính của phương pháp thiết lập mục tiêu phổ biến này bao gồm:
1.1. Cấu trúc
OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.
1.2. Nguyên lý hoạt động
Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên
Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.
| Đọc thêm: Mô hình OKR và mô hình S.M.A.R.T: Điểm giống và khác nhau |
2. Lợi ích của OKR
OKR sẽ hỗ trợ cho hoạt động quản trị doanh nghiệp thông qua 6 lợi ích chính.
- Giúp doanh nghiệp liên kết nội bộ chặt chẽ
OKR kết nối hiệu suất làm việc của cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Từ đó đội ngũ quản trị có thể đảm bảo mọi người đang có chung một định hướng.
- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu
Mô hình OKR sẽ đưa ra 3-5 mục tiêu cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên ưu tiên vào những mục tiêu hệ trọng của công ty.
- Tăng tính minh bạch
OKR sẽ xây dựng văn hoá minh bạch cho công ty, nên các nhân viên đều có thể nắm được công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.
- Trao quyền tới nhân viên
Khi đã nắm rõ hoạt động trong công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi kết quả công việc.
- Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu
Qua các chỉ số, OKR sẽ phản ánh được các cá nhân, phòng ban và toàn thể công ty đang hoàn thiện được bao nhiêu % mục tiêu.
- Đạt kết quả vượt bậc
OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, giúp công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.
Phương pháp quản trị OKR mang lại lợi ích về cả con người, năng suất và văn hoá doanh nghiệp
3. OKR trông như thế nào?
Mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.
- OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
- OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
- OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành
| Đọc thêm: Ngưng nói về Tầm nhìn, Sứ mệnh, Chiến lược: Đây mới là cách nên dùng để nói về mục tiêu công ty |
Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:
3.1. Cách liên kết nghiêm ngặt
Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.
Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Ra mắt sản phẩm mới
– Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Thu hút 10,000 người dùng mới
– Kết quả then chốt:
1. Tăng tỉ lệ chuyển đổi lên 15%
2. Chạy chiến dịch thu hút khách hàng mới
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận Chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.
3.2. Cách liên kết định hướng
Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.
Cũng với ví dụ trên, mặc dù Key Result của CEO vẫn giữ nguyên là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”; nhưng Objective và Key Result của các cấp độ dưới có thể thay đổi. Ví dụ:
- Ở cấp độ Giám đốc sản phẩm:
– Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm mới thật sự hấp dẫn
– Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế lại app trước tháng 12
2. 4 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ tại app store
- Ở cấp độ Giám đốc Marketing:
– Mục tiêu: Xây dựng thương hiệu được yêu thích
– Kết quả then chốt:
1. Tăng chỉ số độ thỏa mãn khách hàng lên 15%
2. Chạy chiến dịch mới để quảng bá thương hiệu
3. Được xuất hiện trên các tạp chí công nghệ
Các mục tiêu đều được liên kết có định hướng với mục tiêu ở tầng cao hơn, nhưng không có liên kết nghiêm ngặt giữa Objective và Key result ở các cấp độ khác nhau. Với những doanh nghiệp có nguyện vọng thiết lập hệ thống mục tiêu linh động, chúng tôi khuyến khích nhà quản lý sử dụng phương pháp này.
4. Cách xây dựng OKR
Trong quá trình xây dựng Objective và Key result, bạn nên để ý một số điều sau:
- Đối với Objective
– Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
– Objective cần có đích đến rõ ràng (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Trung Quốc) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế).
– Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn. Ví dụ, Google cho rằng đạt được 70% mục tiêu đã có thể coi là thành công; còn hoàn thành 100% mục tiêu thì coi là hoàn thành xuất sắc công việc.
- Đối với Key Result
Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.
– Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).
– Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.
– Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.
| Đọc thêm: Làm thế nào để xác định đúng Kết quả then chốt trong phương pháp quản trị OKR? |
5. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.
Lộ trình có thể như sau:
- Tháng 11: Brainstorm về mục tiêu công ty. Xác định hệ thống tổ chức quản lý OKR
- Tháng 12: Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân.
- Tháng 1: Kết nối, phân tầng và trình bày về hệ thống OKR
- Tháng 2: Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Hướng dẫn cụ thể từng bước như sau:
5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp
Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty, nhưng nó có thể linh hoạt, đi từ các số liệu kinh doanh cụ thể “Tăng chỉ số kinh doanh lên 200%” cho tới giá trị công ty “Chỉ sử dụng năng lượng tái tạo để hoạt động kinh doanh”.
Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó. Chẳng hạn, nếu phòng ban có nhu cầu tăng chỉ số kinh doanh lên 200%, họ có thể lấy kết quả then chốt là Tuyển 5 Account Executive. Những kết quả then chốt sẽ giúp định hướng mục tiêu cho cấp độ tiếp theo của tổ chức.
5.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR
Mỗi một công ty với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thách thức.
Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, một số công ty khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện tại đã có các phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base OKR, Perdoo, Lattice,… Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.
Giao diện phần mềm quản trị Mục tiêu và Kết quả then chốt Base OKR
5.3. Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận
Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:
- Khái quát về OKR: Khái niệm và vai trò của OKR? Tại sao ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống này?
- OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKR?
- Thảo luận về OKR công ty: Bạn cần thảo luận với các trưởng phòng ban bộ phận về OKR công ty mà ban quản trị đã thống nhất để lấy ý kiến phản hồi.
Kết thúc bước này, những người đứng đầu các phòng ban sẽ hiểu rõ ràng về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.
5.4. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp
Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với toàn bộ công ty trong cuộc họp. Giống như buổi thảo luận phía trên, hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lí do về sự cần thiết của OKR và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.
5.5. Trưởng phòng ban bộ phận làm việc với các thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân
Sau cuộc họp toàn công ty, những người quản lý sẽ hẹn gặp với từng cá nhân để lên ý tưởng cho OKR của mỗi người. Đây cũng là cuộc thảo luận hai chiều – Nhân viên muốn làm gì và Người quản lý muốn nhân viên làm gì.
Kết thúc buổi thảo luận, bạn sẽ chốt xong kì vọng của nhân viên và kì vọng của công ty với các nhân viên. Bằng cách duy trì các cuộc thảo luận này theo hàng quý, các nhân viên sẽ cảm thấy được trao quyền để ra quyết định về sự nghiệp và các công việc hàng ngày của họ.
5.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không. Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.
5.7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.
6. Cách đánh giá OKR
OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.
Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:
Ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing
Khi đánh giá OKR, luôn nhớ rằng…
- Có hai loại kết quả then chốt
Những hoạt động không định lượng được như triển khai website mới) thì sẽ được đánh thang điểm nhị phân (0-không hoàn thành và 1-hoàn thành); còn các hoạt động đo lường được (như liên hệ với 10 nhà báo) thì tính điểm theo tỉ lệ % hoàn thành.
0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.
Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.
- Hệ thống chấm điểm OKR không phải là công cụ đánh giá hiệu quả công việc
OKR có thể là một lăng kính để đánh giá cá nhân (hoặc tổ chức) nhưng đây không phải là phương án tối ưu để phân tích hiệu quả công việc. Nếu OKR đồng nhất với đánh giá hiệu suất công việc, các cá nhân sẽ cố gắng đặt mục tiêu dễ thực hiện để được coi là thành công. Động lực này sẽ hạn chế mặt tích cực của mô hình OKR.
- Buổi họp chốt lại về OKR rất cần thiết
Vào đầu mỗi quý, công ty nên cùng ngồi lại và thảo luận tiến độ hoàn thành OKR. Cách thảo luận có thể thay đổi dựa trên quy mô công ty, tuy nhiên về cơ bản thì mỗi lãnh đạo phòng ban sẽ phân tích mức điểm OKR đạt được và đưa ra đề xuất thay đổi cho quý tiếp theo.
Bằng việc rà soát lại toàn bộ quá trình, bạn sẽ có dữ liệu cần thiết về hiệu suất làm việc của công ty, học từ những thách thức và tối ưu hoá cho tương lai.